利用者マニュアル （令和5年8月28日修正 v.4.2）
【はじめに】
あじさいネットワークは、地域に発生する診療情報を患者さまの同意のもと、複数の医療機関で共有することによって、各医療機関における検査、診断、治療内容、説明内容を正確に理解し、診療に反映させることで安全で高品質な医療を提供し、地域医療の質の向上を目指すものです。
【入会方法】
１．入会
入会申請書をあじさいネット事務局宛に送って頂きます。 所属医師会が当ネットワークに入会している場合は、個人の入会金は無料です。所属医師会が入会していない場合は、入会金が50,000円必要となります。ただし、将来所属医師会が入会した場合は、その時点で入会金をお返しいたします。
２．必要な設備
インターネット環境（光ファイバー、ADSLもしくはCATV）とコンピューター端末に加え、専用の診療情報暗号化システム（ODVPN機器）が必要です。
コンピューター端末はWindowsのみ対応です。OS（オペレーションシステム）は、Windows10か11が利用可能です。（但し、ブラウザはMicrosoft Edgeをご利用ください。）
なお、診療情報保護のためシステム内のウイルス感染を予防する必要がありますが、当システムでは利用端末に専用ウイルス対策ソフトを導入し、常に最新のウイルス定義が自動更新される仕組みを提供しております。
このため別途ウイルス対策ソフトライセンス料として年間1台当たり3,000円を承ります。
また初期設置、設定費用として別途30,000円を承ります。
３．利用料金
システムの安全な維持管理業務のために1ライセンスあたり月々4,000円（レセプトオンライン請求・オンライン資格確認利用希望の場合は
5,500円 ※2021年12月１日以前にレセプトオンライン請求のみ利用開始の会員は5,000 円）と年3,000円のウイルス対策ソフトライセンス料が必要です。ウイルス対策ソフトライセンス料とあわせて年間一括払いをお願いいたします。
なお、退会希望時には翌月以降の会費はお返しいたします。
また、2015年8月からiPadでのあじさいネット閲覧が可能となりました。利用方法、利用料金等についてはあじさいネット事務局までお問合せください。
（iPadでの利用料金は１台あたり月額770円）
４．運用講習会
入会申請書が受理されましたらあじさいネット事務局よりご案内申し上げます。
利用方法、診療情報の安全な管理等の講習を受講していただき、修了時に「講習会受講修了証」とアクセス専用の協議会ＩＤと仮パスワードをお渡し致します。
【機器設置と運用】
１．機器設置方法
機器設置用ヒアリングシートに必要事項をご記入の上、あじさいネット事務局宛にファックスまたは郵送願います。
シートに基づいて貴施設へ専門業者が設置と動作確認に参ります。
２．対象患者登録
１）同意書の印刷
あじさいネットホームページより『あじさいネット参加同意説明書』を印刷してください。 『あじさいネット参加同意説明書』、『あじさいネット説明同意書』、『あじさいネット同意撤回届』が印刷されます。
２）同意の取得と登録
『あじさいネット参加同意説明書』を患者さまに説明の上、同意が得られたならば『あじさいネット説明同意書』に署名を頂き２部コピーして1部は自施設のカルテに添付し、もう１部は患者さまへお渡しいただき患者さま自身で保管していただいてください。
次に、『あじさいネット説明同意書』を閲覧を希望する情報提供病院地域連携室にファックスしてください。
なお『あじさいネット説明同意書』の原本は後日、まとめて情報提供病院地域連携室に郵送してください。
３）『あじさいネット同意撤回届』の記載
説明をした医療従事者は『あじさいネット同意撤回届』の＜かかりつけ医療機関記載欄＞に署名と医療機関名、協議会ＩＤ番号を記載してください。
４）患者さまにお渡しする書類
『あじさいネット説明同意書』のコピー、『あじさいネット同意撤回届』（原本）
５）登録完了のご連絡
登録終了後、情報提供病院より貴施設へ『登録終了通知』のファックスが届きます。この段階で利用可能となります。
＊ 患者さまの確認に時間がかかる場合があります。フリガナ、生年月日、性別は正確にご記入ください。
なお、情報提供病院のID番号の記載があれば迅速に確認が可能ですので、できるかぎり記載をお願いいたします。
６）同意取得の注意点
（１）代理取得について
病状により本人からの同意取得が困難な場合に限り、2親等以内の親族もしくは配偶者のみの代理取得を認めております。但し、多職種連携同意書に限っては3親等まで認めます(H28.6.27運営委員会にて承認)。
また、成年後見人からの代理取得も認めておりますが、その場合は、成年後見人証明書類(登記事項証明書など)のコピーも添付してください。
なお、以下の3つの条件を満たしている場合のみ多職種連携における施設長の代理同意を認めます。①遠方にも3親等以内の近親者がいない。②正式な後見人がいない。③近親者がいないことをカルテ等の業務記録および同意書に記載する。（R3.2.22 運営委員会にて承認）
（２）未成年者の同意取得について
原則、未成年者につきましては、保護者による同意が必要です。
（３）利用者本人の診療録利用について
利用者本人の診療録については同意があっても利用できません。
（４）死亡者の同意取得について(H29.8.28運営委員会にて承認)
死亡者の新規同意取得（情報閲覧）はできません。遺族から情報提供を求められた場合、カルテ開示となるので、直接、情報提供病院にお問合せください。
生前に同意書を取得した患者さんが亡くなられた場合、カルテ閲覧は可能ですが、家族への診療説明については、医師の道義的義務の範疇として、診療に関わることのみの説明に留めてください。
また、死亡した患者さんの情報については、情報提供病院側で登録抹消を可能といたします。
（５）本人自署欄の代理記入について(R3.12.27運営委員会にて承認)
本人が視覚障害もしくは文字が書けないため自署欄への記載が難しい場合、口頭同意取得後、同意取得者が代理で自署欄へ記入することを認めておりますが、この場合、 カルテ等の業務記録および同意書へその理由と代理記入した旨を記載する。
（６）記入日について（R5.6.26運営委員会にて決定）
記入日は必須項目とし、患者さまの署名記入日より原則７日以内に閲覧を希望する情報提供病院地域連携室にファックスしてください。
７）あじさいネットの利用と同時に紹介を行う場合
各情報提供病院の前方連携のルールに沿って、前方連携紹介予約用紙と『あじさいネット説明同意書』を同時に情報提供病院地域連携室にファックスにてお送りください。
３．診療情報共有の撤回
患者様が以後の診療情報共有を希望しない場合は、その時点で患者様より『あじさいネット同意撤回届 』を情報提供病院地域連携室へファックスもしくは郵送することで、診療情報共有を中止します。
情報提供病院地域連携室ではファックス受信もしくは郵送を受けた時点で連携機能を解除します。
なお、撤回していない場合でも13ヶ月間カルテ閲覧がないものはその患者さまに限り、自動的に閲覧不可となります。
＊ 情報提供病院地域連携室では、撤回手続きが終了した時点で同意取得した医師および患者さま宛に、その旨を電話、ファックスもしくは郵送にてご連絡をお願い致します。
４．診療情報閲覧の範囲
運営委員会の中で決定いたします。範囲の変更を希望される場合は協議会メーリングリスト
(ajisai-ml@ajisai-net.org)で議題として提案してください。運営委員会の中で検討いたします。
５．システム障害時連絡方法と対処
システム障害情報は随時協議会メーリングリスト(ajisai-ml@ajisai-net.org)及び専用イントラネットの中でご報告いたします。
診療所側で障害が発生した場合はあじさいネット事務局にお問い合わせください。
あじさいネット事務局が情報提供病院、メーカーと協議の上対応いたします。
ソフトウェア障害の場合は電話対応にて行いますが、診療情報暗号化システム（ODVPN機器）の機器障害と判断された場合、あじさいネット事務局（長崎県医師会 Tel: 095-844-1111）までお問い合わせください。
業者に依頼し調査を行い、診療情報暗号化システム（ODVPN機器）の故障の場合は無償です。
６．機種変更ならびに複数台設定に関して
パーソナルコンピューター機種変更ならびに機器故障による再設定が必要な場合は、5,400円 / 時の設定費用が必要です。複数台設定を希望される場合も設定費用は同様ですが、１台あたり追加料金がウイルス対策ソフトライセンス料として3,000円が必要です。
例1：新規入会と同時に3台設定の場合（レセプトオンライン請求なし）
初期費用30,000円 ＋ 利用料金4,000円×12 ＋ ウィルス対策ソフトライセンス料3,000円 × ３
例2：機種変更に伴い2台追加し、合計3台設定の場合（作業時間は1時間以内）
設定費 5,400円 + ウィルス対策ソフトライセンス料3,000円 × ２
【診療情報保護（個人情報保護）のための必須ルール】
診療情報は政府の個人情報の取り扱いの中でもっとも厳重に保護すべき情報の一つと認識されています。
診療情報の共有は適切な連携により無駄のない高品質医療の提供に大いなる力を発揮しますが、その反面多量の重大情報が容易で迅速に流失する危険性があることは昨今の官民問わない顧客情報流失事件が証明しています。
ただしこれらの情報流失事件においては外部からの不正アクセスやコンピューター上の不備、不具合を狙ったものではなく利用者のモラル欠如による流失がほとんどであります。
今回のシステム上においては情報流失を防止する可能な限りの仕組みは導入していますが、ヒトが利用する以上完全なものは存在しません。システムを利用する上では今まで以上に大切な個人情報を扱っている認識を常に新たにしておくことが必要です。
利用細則を守り、極めて安全に運用することによって登録する上での信頼も培っていきたいと思います。
１．利用者の制限
利用者はＩＤ、パスワードを付与された者のみとし貸し借りは厳禁です。複数必要な場合は必要な人数分を申請してください。
＊すべてのアクセス内容はシステム上で記録されます。IDの管理を適正に行うことで不正アクセスの防止が可能です。
２．パスワードの更新
９０日に１度パスワードの変更が必要です。
利用時に期限の14日前よりパスワード変更を促すアラートが表示されます。前回と同じパスワードは設定できません。（パスワードは半角英数字８桁以上１０桁以内）
万一パスワード変更を忘れ９０日が経た場合は、自動でシステムは利用できなくなります。
３．パスワードの再発行
パスワードを失効した際にはあじさいネット事務局へパスワードの再発行申請を電話にてお願いいたします。
新規パスワードをご案内いたします。
４．ログアウトの徹底
閲覧が終了したらその場ですぐにログアウトしてください。
＊ ログインしたままでは簡単に他人が閲覧可能となり意図しない不正アクセスが発生します。
５．診療情報再利用の禁止
表示されたデータを端末に保存することは禁止します。印刷しての利用も禁止です。
患者さまが希望する際には情報提供病院に依頼するようご説明ください。
６．不正利用時の対応
悪質な不正利用が確認された際には運営委員会にて協議の上、利用者権限を剥脱し、以後再登録はできません。
修正履歴
- 20040924 初版(v.1.0)
- 20041014 v.1.2
- 20050915 v.1.3
- 20081228 v2.0
- 20090622 v.2.1
- 20121029 v.3.0
- 20130801 v.3.1（windows8に対応）
- 20131005 v.3.2（閲覧有効期限：6ヶ月から13カ月に延長）
- 20141028 v.3.3（同意取得の注意点：成年後見人からの代理取得を追加）
- 20150901 v.3.4（2.必要な設備-Windows10動作検証中を追加）
- 20160901 v.3.5（2.必要な設備-Windows10対応を追加。また、同意書の
代理取得-多職種連携の同意書に限っては３親等まで認めますを追加） - 20170831 v.3.6（６）同意取得の注意点（４）死亡者の同意取得についてを追加）
- 20210426 v.3.7（６）同意取得の注意点（１）代理取得について多職種連携の施設長同意を追加）
- 20210823 v.3.8（６）同意取得の注意点（５）本人自署欄への代理記入についてを追加） （２.必要な設備より、Windows7、Windows8を削除）
- 20211209 v.3.9（３.利用料金について、オンライン資格確認機能追加に伴う金額変更を追加）
- 20211227 v.4.0（６）同意取得の注意点（５）本人自署欄への代理記入について文字が書けない
人を追加） - 20230626 v.4.1（６）同意取得の注意点（６）記入日についてを追加）
- 20230828 v.4.2（２.必要な設備へWindows11を追加、３.診療情報共有の撤回についてを改訂）
（３.利用料金より、iPadの利用料金を総額標記へ変更）